如何在谷歌表格中使用Gemini

Google Sheets 一直是整理数据的首选工具。然而，分类、汇总和公式开发等任务仍然需要人工操作。现在，Gemini 与 Google Sheets 的整合通过引入 =AI 功能改变了这一状况。这个人工智能公式可以让用户自动执行任务、分析数据，并通过简单的提示产生见解。无论是数据清理、创建报告还是创建摘要，由 Gemini 支持的 =AI 函数都能将 Google Sheets 变成一款更智能的工具。在本文中，我们将学习如何在 Google 表格中使用 Gemini，并探索一些提高工作效率的模板。

谷歌表格中的Gemini

借助最先进的生成式人工智能模型 Gemini，Google Sheets 变得更加智能！它推出了一个革命性的新工具：由 Gemini 支持的 =AI 公式，允许用户在电子表格中使用人工智能。这使得直接在 Google Sheets 上执行分类、情感分析、总结等功能变得更加容易。通过将 Gemini 与 Sheets 集成，谷歌提高了工作效率，使数据分析变得前所未有的简单。

=AI公式的主要功能

让我们深入了解 =AI 公式的主要功能，它彻底改变了你在 Google Sheets 中处理数据的方式，使任务变得更简单、更高效。

1. 自然语言提示：该公式允许用户使用普通语言提示（例如，“Summarize column A in three sentences（用三句话概括 A 列）”）与人工智能进行交互，即使是非技术用户也能使用。
2. 应用广泛：=AI 函数支持文本生成、翻译、数据提取、分类以及为高级工作流生成 Python 代码等任务。
3. 实时洞察：Gemini 可即时处理数据，提供可操作的见解，并减少分析大型数据集的人工工作量。

如何在谷歌表格中调用Gemini

让我们通过以下步骤在 Google 表格中调用 Gemini 并开始使用其强大功能。

1. 打开 Google Sheet

在电脑上打开 Google Sheets 中的电子表格。

2. 在单元格中输入 AI 函数

要使用 AI 函数，只需输入 =AI，然后输入描述所需操作的提示和可选范围，格式如下：=AI(“prompt”, [可选范围])，例如：

3. 生成回复

选择包含 AI 函数的一个或多个单元格，然后点击 Generate and Insert： 要刷新或更新输出，请单击 Refresh and Insert。

注意： 单击 Generate and Insert 或 Refresh and Insert 后，生成的内容将被插入，同时版本历史会记录该单元格的编辑操作由您完成。

=AI函数的可用性

=AI 函数是 Gemini for Google Workspace Alpha* 的一部分。一般来说，Gemini for Google Workspace Alpha 的访问权限由管理员控制。因此，如果您找不到该功能，您的管理员可能没有为您的组织启用 Alpha 功能。

=AI 函数也可作为 Google 早期访问测试计划 Google Workspace Labs 的一部分。

*虽然所有用户都可以在工作表中插入 =AI 函数，但生成功能仅适用于 Alpha 和 Workspace Labs 程序中的用户。

=AI函数的实际应用

现在您已经了解了 =AI 函数，让我们来看看使用该功能可以完成哪些有用的任务。从总结文本到分析情感，一切皆有可能。让我们看几个例子来说明它如何简化你的工作并提高效率。在本节中，我们将尝试使用它：

1. 分类
2. 情感分析
3. 文本总结
4. 电子邮件生成
5. 模式总结

1. 分类

在这项任务中，我们将根据特定说明自动对数据进行分类。比方说，我们有一个项目列表，需要将其归入不同的类别。Google Sheets 上的 =AI 函数可以帮助我们做到这一点。

在这里，我们将给它一个篮球队和棒球队名称的列表，并要求 Google Sheets 使用 AI 将每个球队归入相应的类别，即篮球或棒球。这样既简化了分类过程，又无需手动标注。

公式：=AI(“Is this a basketball or baseball team?”, A2)

来源：itsPaulAi

2. 情感分析

在这里，我们将对句子的情感进行积极或消极的分类。假设我们有一个用户评论或反馈列表。通过使用 Google Sheets 中的 =AI 函数，我们可以自动分析每个句子，并确定其表达的是积极的还是消极的。这有助于快速识别整体情绪，而无需人工审核。

公式：=AI(“Classify this sentence as either positive or negative.”, A2)

来源：Paul Couvert

3. 文本摘要

在这种情况下，我们将把大量信息总结为一个非常简短的句子。假设我们的工作表中有很长的文本条目，我们希望快速提取关键信息。通过使用 Google Sheets 中的 =AI 函数，我们可以为每个条目生成一个简洁明了的摘要，帮助我们一目了然地了解重要信息。

公式：=AI(“Summarize this information in one very short sentence.”, A2)

来源：Paul Couvert

4. 生成电子邮件

在这项任务中，我们将使用 Google Sheets 生成一封简短的电子邮件，以回应一些客户反馈。比方说，我们收到了来自不同客户的反馈，并希望对他们做出专业回应。通过使用 Google Sheets 中的 =AI 函数，我们可以自动创建个性化和简洁的电子邮件回复，以解决客户的问题，而无需手动编写每封邮件。在本例中，我还将要求它在电子邮件中包含相关的优惠信息。

公式：=AI(“Write a brief response email addressing this feedback with a relevant offer.”, B2:E2)

来源：Alvaro Cintas

5. 模式总结

在此，我们将分析多份客户反馈，以确定共同的主题和模式。比方说，我们收集了来自不同用户的评论，并希望了解哪些主题或建议最常出现。通过使用 Google Sheets 中的 =AI 函数，我们可以自动总结关键见解，突出重复出现的建议、问题或趋势，从而节省时间并提高对客户需求的了解。

公式：=AI(“Summarize key themes and patterns from all customer feedback.”, B2:B6)

来源：Alvaro Cintas

=AI公式的局限性

虽然 =AI 公式为 Google Sheets 带来了强大的自动化功能，但它也有一些局限性：

1. 仅文本输出：目前，=AI 函数只能生成基于文本的响应，不支持图像或图表。
2. 有限的数据访问：Gemini 只能对工作表中明确引用的数据进行操作，无法访问整个电子表格或 Google Drive 文件。
3. 使用上限：适用短期和长期使用限制，以确保所有用户的公平访问。

谷歌表格AI集成替代方案

如果无法访问 =AI 函数，可以尝试以下第三方工具：

• Coefficient：一款用于 Google Sheets 的人工智能工具，可协助生成公式和分析数据。
• ExcelFormulaBot：一款可将文本指令转换为 Excel 和 Google Sheets 公式的机器人。
• Simple ML for Sheets：它将机器学习功能直接集成到 Google Sheets 中。

这些工具可以为你的数据分析任务带来强大的人工智能功能，从而增强你的电子表格使用体验。

小结

在 Google Sheets 中引入 =AI 函数是将人工智能应用到日常数据任务中的开创性举措。该功能可让个人自动执行复杂的操作，获得有价值的见解，并显著提高工作效率，而无需掌握深入的技术技能。随着人工智能技术的不断进步，我们可以预见 Google Sheets 将具备更多革命性的功能。这些功能可能包括增强的自然语言处理、预测性数据分析和实时动态可视化。这些创新将使每个人都能更轻松、更有效地进行数据分析和管理。